pdf社内報のメリットとデメリット｜Web社内報の比較でわかる最適な選択

近年、情報伝達の手段が多様化する中で、社内報も紙媒体からデジタル媒体へと移行が進んでいます。
こうした変化は、企業が情報提供の手法や効果を見直し、より効率的でインタラクティブなコミュニケーションを実現しようとする動きの一部だと言えるでしょう。 
その中でも、PDF形式での配布は、手軽さと利便性の高さから多くの企業で採用されています。 しかし、PDF配布には、紙媒体やWeb社内報とは異なるメリットとデメリットがあります。 

そこで今回は、社内報のPDF配布について、メリットとデメリットや効果的な社内報の制作と配布を実現するためのヒントをまとめました。

●PDFとはそもそもどんなものか？
●社内報をPDF配布するメリット
　・フォーマットの一貫性
　・閲覧の容易性
　・環境への配慮
　・紙社内報の場合は切り替えコストがかからない
 ●社内報をPDF配布するデメリット
　・速報性に欠ける
　・情報の修正や更新の困難さ
　・双方向コミュニケーションの難しさ
　・スマートデバイスでの閲覧性が低い
 ●PDFと紙やWebの社内報との違いは？
●PDFよりWeb社内報が選ばれている理由
 ●Web社内報のメリットとデメリット
　・Web社内報の7つのメリット
　・Web社内報の5つのデメリット
 ●おすすめのWeb社内報ツール10選
 ●まとめ

PDFとはそもそもどんなものか？

PDF は、Portable Document Format の略称で、Adobe Systemsが開発した電子文書のフォーマットで、紙に印刷した状態そのままにページを保存できるファイル形式です。
デジタルデータでありながら、紙媒体のように扱える利便性を持つことから、「紙のデジタル版」とも呼ばれています。
テキスト、画像、グラフィック、フォーム要素など、さまざまなコンテンツを含むことができ、セキュリティ機能や文書属性（タイトル、著者など）を設定することも可能で、Web環境で配布・閲覧できるため、社内報のデジタル化にも最適です。

PDFの最大の特徴は、作成環境や閲覧環境に左右されにくいことです。
異なるOSやソフトウェアであっても、レイアウトや書式が崩れることなく、忠実に表示できるため、社内報のような重要書類の配布に最適です。
編集、校正、校了など、複数人でやり取りする必要がある場合も、メール添付やSNSでの共有など、スムーズな情報共有が可能です。

PDFは静的な文書フォーマットであり、一般的にはAdobe Acrobatや一部のオンラインツールを使用して作成されます。
また、PDFリーダーとしてはAdobe Acrobat Readerや他の多くの無料ソフトウェアが利用されています。

社内報をPDF配布するメリット

社内報をPDFで配布する方法は、従来の紙媒体での配布と比べて多くのメリットがあります。
大きく分けて次の4つのメリットがあげられます。

・フォーマットの一貫性

PDFは、作成環境や閲覧環境に左右されず、レイアウトやデザインを忠実に再現できます。
異なるデバイスやOSであっても、統一されたフォーマットで閲覧できるため、情報の伝達において一貫性を保ちやすくなります。
社内報のフォーマットを一貫性のあるものに保つことができるため、企業のブランディングやデザインガイドラインに従って、統一されたレイアウトや書式を提供することが可能です。
従業員は常に見慣れたフォーマットで情報を閲覧できるため、情報の受け取りや理解が容易になります。

・閲覧の容易性

PDFは、パソコンから瞬時に閲覧することができます。
従来の紙媒体では、社内報を持ち歩く必要があり、外出先や自宅で閲覧することが困難でしたが、場所や時間に縛られることなく、いつでもどこでも社内報を読むことができます。
 また、PDFリーダーが無料で提供されているため、特別なソフトウェアの導入が不要です。

・環境への配慮

PDFは、紙の社内報と比べて、PDFは印刷や郵送などの必要がないため、環境への負荷を軽減できます。
紙資源の節約やCO2排出量の削減に貢献し、企業のSDGsへの取り組みにも役立ちます。
企業の持続可能性への取り組みを示す一環として、PDF形式の社内報の採用は意義深いものと言えるでしょう。
PDFは、紙の社内報と比べて印刷や郵送などの必要がなく、環境負荷を軽減できます。近年、企業は環境への配慮が求められており、PDF配布はSDGsの取り組みにも貢献します。

・紙社内報の流用が可能

紙社内報を発刊されている場合は、そのままPDF化することで、すでに制作済みの記事やデザインを流用できるため、制作時間を大幅に削減できます。
また、印刷や郵送などの費用も不要になるため、コスト削減効果が期待できます。
特別なソフトウェアやツールを導入する必要もなく、既存のコンピューター環境やデバイスで作成や閲覧が可能です。
そのため、切り替えに伴う追加の費用や手間がほとんどかからず、効率的な運用が可能です。

社内報をPDF配布するデメリット

社内報をPDFで配布する方法は、さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。

・速報性に欠ける

PDF形式の社内報は、定期的に作成・配布されるため、情報の速報性に欠けることがあります。企業が急な変更や重要な発表を行った場合、PDF形式の社内報ではそれを即座に反映することが難しく、情報が古くなってしまう可能性があります。 特に迅速な情報共有が求められる状況では、PDF形式の社内報は効果的ではありません。

・情報の修正や更新の困難さ

PDF形式の社内報は、一度配布した情報に誤りがあったり、更新が必要になったりした場合、修正や更新が困難です。 
情報が時々更新される場合や誤りを修正する必要がある場合には、新たなPDFファイルを作成して再配布する必要があります。
情報の正確性や最新性を維持するための手間が増える可能性があります。

・双方向コミュニケーションの難しさ

PDF形式の社内報は静的なフォーマットであり、双方向のコミュニケーションを促進するのには適していません。
従業員は情報を受け取るだけでなく、自分の意見やフィードバックを提供することも重要ですが、PDF形式ではそのような双方向性が制限されます。 
特に、質問や意見交換を行いたい場合には、PDF形式の社内報ではコミュニケーションの難しさが障害となることがあります。

・スマートデバイスでの閲覧性が低い

スマートデバイスの画面は、PCディスプレイと比べて圧倒的に小さく、一度に表示できる情報量も限られます。
そのため、PDF形式の社内報を閲覧する場合、画面を拡大したり、スクロールを頻繁に行ったりする必要が生じます。
特に、見出しや本文、画像などが密集したレイアウトの場合、情報量が多すぎて必要な情報を見つけにくくなるだけでなく、操作性も悪化し、ストレスを感じてしまう可能性があります。

紙やWeb社内報との違いは？

企業から社内報を配布する方法として、一般的に大きく分けて紙、PDF、Webの3つがあります。
それぞれの配布方法には異なる特性があり、最適な方法は企業のニーズや目的によって異なります。

紙の社内報は、長年親しまれてきた伝統的なフォーマットです。手に取ってじっくり読むことができ、重要な情報への集中度を高めやすいというメリットがあります。
年齢やITリテラシーに関わらず、すべての従業員に情報を届けられる点も大きな利点です。
一方で、PDF形式の場合、その瞬間に閲覧できる環境が整っていなければ読んでもらえない確率が高くなります。 
技術が進歩した現代においても「重要な情報は紙で」と言われるのはこのような理由があるからです。

Web社内報は、専用のサービスを利用して配信するものや、社内のブログなどがあげられます。
PDFは配布されたものを閲覧するという一方通行の情報媒体ですが、Web社内報では動画や音声を利用したり、コメントやリアクション機能による双方向のコミュニケーションが可能です。
社内のコミュニケーションをよりインタラクティブなものに変えていきたい場合は、Web社内報が有効だと言われているのはこの点が大きいと言えるでしょう。
また、紙は物理的なやり取りが発生し、それがタイムラグにつながるため、作成から閲覧までに時間がかかります。
Web社内報の場合は速報性と情報量の制限がないので、この点も大きなメリットと言えます。

PDFよりWeb社内報が選ばれている理由

Web社内報を導入する企業が増えている理由の1つに、働き方の多様化によるテレワークの増加があげられます。
組織の拡大に伴い、意思疎通や部署を横断した情報共有が難しくなり、企業における双方向コミュニケーションの重要性が改めて見直されています。
こうしたコミュニケーションの障壁を取り除くツールとして、注目を集めるようになったのがWeb社内報です。

そして現在、多くの企業が社内報をPDFからWebへ移行しています。
その理由は、Web社内報が情報共有や社員とのコミュニケーションを効果的に行うために、多くのメリットがあるからです。
従来のPDF社内報は、情報発信に時間がかかり、双方向コミュニケーションが難しく、閲覧環境が制限される場合があるという課題がありました。
Web社内報は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスから閲覧できます。時間や場所を問わず、必要な情報をすぐに確認できるため、従業員の利便性が向上します。 
また、SDGsの観点からペーパーレス化が推進されていることも、Web社内報の需要の高まりとなっている一因です。 同時に、DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される社会的な流れを受け、企業におけるIoT化やAIを活用したデータ収集・分析が常態化しつつあります。
そのため、閲覧率などを可視化できない紙の社内報より、従業員に「社内報がどのくらい届いているか」などのデータを活用したPDCAを回すことができるWeb社内報が求められるようになっていると言えます。

Web社内報のメリットとデメリット

インタラクティブなコミュニケーションへの改善や、働き方の多様化、SDGsの高まりなど、さまざまな理由でWeb社内報を選択する企業が増加しています。
ここでは、Web社内報のメリットとデメリットについてまとめていきます。

Web社内報の7つのメリット

リアルタイムな情報共有
Web社内報は、記事作成後すぐに公開できるため、最新情報をタイムリーに従業員に伝えることができます。
経営層からのメッセージや緊急性の高いニュースなども、迅速に共有することが可能です。
双方向コミュニケーションの促進
コメント機能やアンケート機能などを通じて、双方向のコミュニケーションを実現できます。
従業員の意見を取り入れることで、エンゲージメント向上や組織活性化につながります。
コスト削減と効率化
紙代や印刷代、郵送代などのコストが不要となり、制作や編集作業も効率化できます。
長期的に見ると大幅なコスト削減が期待できます。
いつでもどこでもアクセス
パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスから閲覧できます。
時間や場所を問わず、必要な情報をすぐに確認できるため、従業員の利便性が向上します。
情報検索と活用
キーワード検索機能により、過去の情報も簡単に検索できます。 
必要な情報を効率的に活用し、業務に役立てることができます。
6. 環境への配慮
紙を使用しないため、環境負荷を抑えることができます。 
近年、企業は環境問題への取り組みが求められており、Web社内報の導入は、SDGsへの貢献にもつながります。
7. 効果測定による改善
アクセス数や閲覧時間などのデータを分析することで、社内報の効果を測定できます。 
分析結果に基づいて内容やデザインを改善し、より効果的な社内報を作ることができます。

Web社内報の5つのデメリット

閲覧環境の整備
すべての従業員がWeb社内報にアクセスできる環境を整備する必要があります。 
インターネット環境やデバイスの普及状況によっては、一部の従業員が閲覧できない可能性もあります。 
コンテンツの質
Pull型メディアのため、従業員が興味を持ち積極的に読みたいと思えるような質の高いコンテンツを作成しないと読んでもらえないことがある。
運用体制の構築
Web社内報を効果的に運用するためには、コンテンツ制作、配信、管理などを行うための体制を構築する必要があります。
情報漏洩のリスク
Web社内報は、インターネット上で公開するため情報漏洩のリスクが伴います。
セキュリティ対策を徹底する必要があります。
ITリテラシーの格差
ITリテラシーが低い従業員は、Web社内報をうまく利用できない可能性があります。
従来の紙媒体の社内報に慣れている従業員の場合、Web社内報への移行に抵抗を感じる可能性があるため、新しいツールへの導入には、時間とコミュニケーションが必要です。

まとめ

社内報をPDFで配布することは、フォーマットの一貫性や閲覧の容易性、環境への配慮、紙社内報からの切り替えコストの低さなどのメリットがあります。
しかし、速報性に欠ける、情報の修正や更新が困難、双方向コミュニケーションが難しいなどのデメリットもあります。
 近年は、これらのデメリットを克服するために、Web社内報を導入する企業が増えています。
Web社内報は、情報発信の迅速性、双方向コミュニケーションの促進、コスト削減、情報へのアクセス性の向上など、多くの利点があります。
一方、Web社内報にも、閲覧環境や情報セキュリティなどの課題があります。
最適な社内報の配布方法は、企業の規模、業種、社員のITリテラシー、情報共有のニーズなどによって異なります。
それぞれのメリットとデメリットを理解した上で、目的に合った方法を選択することが重要です。
コラム内で紹介したおすすめのWeb社内報サービスなども参考にしてみてください。

筆者：マーケティング部ディレクター村上恵美

音楽配信サイトのプロモーションチームに配属。ECサイト運営をしながら、主にアーティストのキャッチコピーなどライティング業務にも従事。2021年「"はたらき"から、笑顔を」という会社のビジョンを熱く語る上司に魅了されスカイアークへ入社。マーケティング本部へ配属し、自社プロダクト「SOLANOWA」のシェア拡大、およびメディア「BlueNote™」の認知拡大に向けたコンテンツ強化を中心に、プロモーション業務全般のディレクションを担当。

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