新しい働きかたが進み、コミュニケーションに課題を感じている企業が増加しています。
その課題とは、主に以下のような悩みがあげられます。
「リモートワークが増えてチームや従業員間のコミュニケーションが取りづらくなった」
「お互いどんな業務をしているのかわからず、企業としての一体感が感じられなくなる」
こうした課題を解決するために、多くの企業が社内SNSやビジネスチャット、グループウェアなどを社内のコミュニケーションツールとして利用しています。
そして、近年導入が増加しているWeb社内報も、コミュニケーションツールの1つです。
コメント機能やリアクション機能を活用し、社内SNSのように双方向のコミュニケーションがとれる場所を用意することができます。
社内SNSとWeb社内報は別のツールと考えられがちですが、Web社内報の中には社内SNSの機能を内包したものもあります。
もはやWeb社内報は社内SNSだと言っても過言ではありません。
こうしたさまざまなツールを取り入れていくことで、企業におけるコミュニケーション課題を解決することができるのではないでしょうか。
そこで今回は、コミュニケーションツールのメリットや、導入することで期待できる効果などをまとめてみました。
目次
コミュニケーションツールってどんなものがある？
コミュニケーションツールとは、情報共有や円滑なコミュニケーションを取るために使用されるツールの総称です。
企業で導入することで、従業員同士による情報の共有、ビジネスで必要な報告・連絡・相談といったさまざまなコミュニケーションがスムーズになります。
一般的なものとしては、電話やメール、グループウェアをはじめとした以下のようなツールが挙げられます。
・メール、電話
・ビジネスチャット
・グループウェア
・社内SNS
・Web社内報
・Web会議ツール
社内におけるコミュニケーション手段というと、昔は電話やメールが主流でした。
しかし電話は1対1のコミュニケーションで、メールは個別に開封する必要があり、複数の人とリアルタイムでの情報共有や意思疎通が難しい部分がありました。
そして現在では、働きかたの多様化なども影響し「コミュニケーションツール」という言葉の浸透と共にさまざまなツールが使われるようになりました。
コミュニケーションツールを導入するメリット
コミュニケーションツールを活用することには、さまざまなメリットがあります。
それぞれのツールには便利な機能が豊富にあり、その特徴を活かして利用することでコミュニケーションが円滑になり、業務を効率的に進めることができます。
コミュニケーションツールを導入するメリットは、主に以下のような点があげられます。
社内コミュニケーションの円滑・活性化
メリットの1つめは、コミュニケーションの円滑・活性化です。
企業の規模や組織が大きくなるほど、コミュニケーションが取りにくくなり、情報伝達のタイムラグが起きやすくなります。
リアルタイム性や情報の蓄積に優れた機能などを備えたツールを活用することで、情報共有がスムーズかつスピーディになり、コミュニケーション不足の改善が期待できます。
リモートワークでもコミュニケーションが可能
メリットの2つめは、リモートワークでもコミュニケーションが可能になることです。
コミュニケーションツールはオンラインで従業員同士を結びつけることができるので、リモートワークへの移行にはもはや欠かせないツールだと言えます。
ビデオ会議ができるツールなどを活用することで、遠方や他拠点の人とも打ち合わせができたり、在宅勤務をしながらでも密なコミュニケーションが可能になり、働きかたの多様化に対応できます。
従業員エンゲージメントの向上
メリットの3つめは、従業員エンゲージメントの向上です。
従業員同士の相互理解と信頼関係の構築には、コミュニケーションが不可欠です。
ツールを活用することで社内のコミュニケーションが活性化し、相互理解と信頼関係が深まり、従業員エンゲージメントを高める効果も期待できます。
Web社内報や社内SNSといった従業員同士が気軽にコミュニケーションを取るきっかけになりやすいツールは、特にそうした効果が生まれやすいと言えるでしょう。
業務効率化
メリットの4つめは、業務効率化を図れることです。
リアルタイムでの情報共有や、確実で漏れが出ない情報伝達や周知などは、コミュニケーションツールで実現することができます。
また、コミュニケーションツールの中にはツール同士で連携ができたり、業務で使用する各種システムと連携する機能を備えているものもあります。
それぞれのツールの特徴を活かすことで、業務効率化につながります。
情報を蓄積できる
コミュニケーションツールでのやり取りは、ツールにもよりますが基本的にはログなど記憶が残ります。蓄積されたデータをナレッジとして保管したり共有することが可能です。
業務の流れやノウハウについてメンバー間で共有が可能になり、限られた人にしかわからないという"業務の属人化"を解消することもできるでしょう。
また、リアルタイムで情報をキャッチできない場合でも、WikiやWeb社内報のようにタイムラインで流れてしまわないツールであれば、いつでも情報を確認したり見返すことができます。従業員自らが発信した情報が蓄積され、業務やコミュニケーションに役立つと実感できれば、自発的に情報を発信するようになり、風通しのよい組織をつくることにつながると考えられます。
最近よく聞く「社内SNS」とは？
働きかたの多様化の影響で、近年に台頭してきたコミュニケーションツールの1つが「社内SNS」です。
社内SNSとは、その名の通り社内コミュニケーションを円滑にしたり、促進することを目的としたツールです。
TwitterやFacebook、LINEのような感覚で使用できるのが特徴です。
ビジネスの場面でも気軽にコミュニケーションが取れる手段が好まれる傾向が見えてきた現代ならではのツールだと言えるでしょう。
社内SNSを導入することで、メールより連絡のキャッチが早くなるといったリアルタイム性や、部署を超えてのコミュニケーションの活性化などの効果が期待できます。
社内SNSとWeb社内報って何が違うの？
数あるコミュニケーションツールの中でも、コロナをきっかけに急激に近年導入が増加しているのが、社内SNSとWeb社内報です。
どちらもインナーコミュニケーションの活性化を目的として活用されるツールである点から、社内SNSをWeb社内報の一部の機能として内包する考え方もありますが、明確な線引きは存在していないのが現状です。
混同されがちなこの2つのコミュニケーションツールですが、実はちょっとした違いがあります。
その違いとは、情報の共有方法と保存方法です。
一般的に、社内SNSはフロー型のツール、Web社内報はストック型のツールだと言われています。
フロー型とストック型、それぞれのコミュニケーションツールのメリットについて、次の章でまとめていきます。
フロー型のコミュニケーションツールのメリット
社内SNSに代表されるフロー型のコミュニケーションツールとは、TwitterやFacebookのようにタイムラインで情報がどんどん流れていくツールを示します。
社内で利用するフロー型ツールのタイムラインは、TwitterやFacebookのように外部に向けて発信するものとは異なり、社内に限定してその企業内だけで利用されます。
フロー型ツールは、まさにSNSのように、リアルタイムで今すぐに伝えたいことをタイムライン上にいる人たちに一斉に周知したり、共有することに適しています。
タイムライン上で何もせずとも情報が流れてくるため、目を通しやすいかわりにどんどん情報が入れ替わるので、常に新しい情報を取得することができます。
SlackやTeamsをはじめとしたビジネスチャットも、そのリアルタイム性からフロー型ツールにあたります。
フロー型ツールを活用するメリットは 主にリアルタイム性に優れている点があげられます。
使い慣れたSNS感覚で気軽に情報を共有したり、メッセージを発信できるからです。
例えば、最近メール代わりによく使われているビジネスチャットは、リアルタイムでコミュニケーションを取ることに長けています。
業務上でちょっとした質問がある時や、すぐに返信が欲しい時に便利です。
リモートワークには欠かせないツールだと言えるでしょう。
タイムライン上で複数の人と情報を共有することができるので、個別に連絡をする手間が省けて効率的です。
ストック型のコミュニケーションツールのメリット
ストック型のコミュニケーションツールとは、ブログのように発信した情報やコンテンツがアーカイブ一覧としても残していけるタイプのツールを示します
コミュニケーションツールの1つであるWeb社内報は、このストック型ツールにあたります。
何度でも繰り返して読み返してもらいたい情報の発信に適しています。
ストック型ツールは情報を蓄積することに優れているため、以下のようなメリットがあげられます。
1つめは、何度でも確認や共有ができるように情報を管理することができる点です。
Web社内報で考えるとわかりやすいのですが、例えば企業のミッション・ビジョン・バリューを浸透させるために経営者のメッセージを発信する場合。
経営者の想いや企業の目指す方向性は、多くの従業員に読んでもらいたい情報だと言えます。
何度でも繰り返し読み返すことができるようにストックしておくことで、意識付けを促すことができます。
また、こうしてストックしておくことで、更新タイミングではすぐにWebにアクセスできない現場の従業員でも、あとから情報に追いつくことができます。
２つめは、情報やコンテンツが蓄積されていくことで、長期的に資産として価値を発揮する点です。
リアルタイムでの情報発信ができると同時に、発信した情報やコンテンツをアーカイブしてまとめておくことができます。
ストック型ツールに集約されたコンテンツは、企業のナレッジとして管理しやすくなり、情報資産としても価値を発揮すると言えるでしょう。
両方のいいとこ取り！社内SNSとしても使えるWeb社内報がおすすめです！
リアルタイム性に優れたフロー型のコミュニケーションツールと、情報をアーカイブして管理ができるストック型のコミュニケーションツール、どちらにもメリットがあります。
そして今、この2つの機能を併せ持ったツールとして、Web社内報に新たな可能性が見出されています。
その理由は、冒頭でも触れたように、Web社内報は社内SNS同様に双方向のコミュニケーションを取れる場所を作ることができるからです。
社内SNSの特徴の1つが、誰でも気軽に発言できるチャットや掲示板がある点ですが、これはWeb社内報でも実現が可能です。
Web社内報の中には、読者も自由に記事を投稿できる機能を備えたものもあります。
チャットや掲示板にスレッドを立てる感覚で、誰でも気軽に記事を投稿できます。
さらに、コメントやリアクションを残すこともできるので、従業員間の交流が深まり、社内SNSとしての効果を発揮します。
このような機能を兼ね備えたWeb社内報を選ぶことで、社内SNSとしても利用でき、ストック型とフロー型のメリットの両方を活用することが可能になります。
まとめ
リモートワークの標準化に伴い、多くの企業でコミュニケーション課題が浮き彫りになったという声を聞きます。
この課題を解決する手段として、コミュニケーションツールを活用することが効果的です。
社内SNSに代表されるフロー型のコミュニケーションツールは、リアルタイム性に優れており、タイムリーな情報をキャッチすることに適しています。
新しい情報がどんどん流れてくるため、あとで読み返したり過去の内容を探すことがやや難しい面もあります。
一方で、プロジェクト管理ツールなどに多いストック型のコミュニケーションツールは、情報が常にアーカイブされ蓄積できるので、何度でも読み返したり確認することができます。
しかしながら、リアルタイムな情報キャッチに強いSNS型ツールが主流になってきた現代では、タイムリーな情報共有ではややスピード感に物足りなさを感じる面もあります。
このようにコミュニケーションツールは、その種類によってさまざまな特徴があります。
近年注目されているWeb社内報は、フロー型とストック型のメリットを併せ持っています。
例えば、業界ニュースや市場動向などタイムリーに共有したい情報の発信も可能で、社長メッセージなど過去に遡って何度も読み返したいコンテンツのストックもできます。
なお、当社のWeb社内報アプリ『SOLANOWA』は、SlackやTeamsとの連携も可能な数少ないWeb社内報サービスです。SOLANOWAはストック型に特化させ、フロー側についてはSlackやTeamsで補うという利用方法も可能です。
このような用途を検討中の場合は、お気軽にご相談ください。
