読みたくなるWeb社内報にサイトマップが重要な4つの理由

Web社内報を始める前に、用意しておく必要があるものは何だと思いますか？

Web社内報にどんな記事を掲載するか企画を考えること。
記事を公開するまでのスケジュールを立てること。
読みやすいサイトデザインを決めること。

上記でいま上あげた挙げたものはどれも大切ですが、重要なのに意外と初回に熟考されていないのが「サイトマップ設計」です。

なぜWeb社内報でサイトマップが重要なのか？
それは、サイトマップなくしては「どんなWeb社内報を作りたいか」という内容を設計することができないからです。

一般的なWebサイトでサイトマップを見たことはあっても、その役割や重要性を把握していない方が多いのではないでしょうか。
今回はWeb社内報におけるサイトマップの役割や重要性、見やすいサイトマップの作り方のポイントなどをまとめました。

サイトマップとは

サイトマップとは、サイト全体の構成を示す地図＝マップのようなもので、サイトの構成をリスト形式でまとめたものです。
サイトマップはサイトの内容や構成をユーザーにわかりやすく伝える役割があり、ユーザーの"使いやすさ"を考える上でもとても重要です。
また、サイトマップによってサイト全体が可視化されることで、制作する際もサイトの階層を把握しやすくなりスムーズに進められるメリットがあります。

サイト内に設置するユーザー閲覧用のサイトマップを「HTMLサイトマップ」と呼びます。
サイトマップとHTMLサイトマップの違いは、名称の違いだけなので特に気にしなくても大丈夫です。
HTMLサイトマップはWebサイトの各ページへリンクをまとめた、いわばサイトの案内図のようなものです。

一般的なWebサイトは、トップページがありそこから各ページのリンクが貼られているので、簡単に各ページ間を移動することができます。
例えば企業のホームページの場合、トップページから企業情報、事業内容やサービス紹介、お問い合わせといった各ページに移動できます。
それぞれのページ同士は、表面上は見えませんが階層上につながっていて、トップページから各カテゴリへ移動し、さらにそこから下の階層となる個別ページへと進むようになっているのが基本です。

初めて訪れるサイトでもサイトマップを見れば、ユーザーがサイト構造が把握できるようになり、目的のページをすぐに見つけることが可能になります。
サイトマップがあることで、ユーザーの"使いやすさ"や"閲覧しやすさ"といったユーザビリティの向上につながります。

Web社内報におけるサイトマップの役割

プル型メディアと呼ばれるWebサイトは、ユーザーが自分から「サイトにアクセスする」というアクションが必要です。
そしてWebサイトを訪れるユーザーは、一人ひとり目的が違っています。
新着情報を見に来た人、過去の記事を探しにきた人、目当ての情報があってアクセスした人など、それぞれ異なります。
Web社内報でもこうしたユーザーの動きは同じで、新着情報を見たい人もいれば、過去の記事を読み直すためにアクセスする人もいます。

サイト内のどこに何のコンテンツがあるのかわかりにくいと、ユーザーは情報を探すことを諦めてサイトから離脱してしまいます。
Web社内報の場合、サイトがわかりづらいとユーザーである従業員がアクセスしてくれなくなってしまうでしょう。
そのため、サイト内でユーザーが迷わないようにしっかりとサイトマップを取り入れることが重要です。

Web社内報でサイトマップが重要な4つの理由

前述のようにユーザーがサイト内で迷わないようにサイトマップを用意することが大事ですが、Web社内報でサイトマップが役に立つ理由はほかにもあります。
どのような場面で役に立つのか、4つのポイントでまとめました。

1：読者である従業員が情報を取りやすくなる

まずは先ほどもお伝えしたように、サイトマップを用意しておくとユーザーが迷わずにコンテンツにたどり着くことができます。
どこにどんなコンテンツがあるのか直感的に把握できるようにWeb社内報を整えておくと、読者である従業員が情報を取得しやすくなります。
わかりづらいサイトはそれだけで敬遠されてしまうので、Web社内報のアクセス数が伸び悩んでいるときはサイトマップを見直してみると良いでしょう。

2：運営側が更新しやすくなる

　サイトマップを用意することは、ユーザーだけではなくWeb社内報を運営する側にもメリットがあります。
　多くの企業では複数人でチームを組んでWeb社内報を運営していると思いますが、サイトの全体像を共有しておかないと作業の行き違いが起こりやすくなります。
　更新作業で指示の解釈違いを防ぐためにも、コンテンツの内容や階層を運用メンバーで共有しておくことがマストです。
　また、Web社内報は記事がアーカイブされてコンテンツが増えていくので、管理するWebページ数が多くなります。
　こうしたサイトを管理するためにも、コンテンツを可視化でき、一覧表示になるサイトマップが必須です。

3：コンテンツを可視化することで相互理解を促す

　Web社内報にサイトマップを用意することは、コンテンツを通じてユーザーである従業員同士の相互理解を促すことにつながります。
　例えば、一緒に働く仲間を紹介するための「従業員名簿」というコンテンツを用意するとします。
　どんな部署があるかを「部署紹介 > 従業員名簿」からツリー状に階層としてサイトマップで明確にしていくだけで、Web社内報を見た従業員は「こんなにいろんな部署があるんだ」と把握することができます。
　一見、なんて事のないように感じますが、実はとても重要なことなのです。
　Web社内報でこうしたコンテンツがサイトマップで可視化されていなければ、どこにどんな部署や拠点があって、誰が働いているのか？を知ることが難しくなります。
　知ることがなければお互いを理解する機会もなくなり、コミュニケーションも生まれなくなってしまいます。
　サイトマップでコンテンツを可視化しておくことは、ユーザーである従業員がコンテンツを通じてお互いの理解を深めるきっかけにつながると言えるでしょう。

4：サイトマップはWeb社内報の目的を考えることに通じる

　前述の通りサイトマップでコンテンツを可視化することは、相互理解を促すことに役立ちます。
　そして同時に、サイトマップを可視化することは、Web社内報をどのように役に立てていきたいかを考えることとイコールです。
　例えば、先ほどのようにWeb社内報を相互理解に役立てたい場合は、従業員を紹介するコンテンツが全社を網羅するためにはどれくらい必要か、サイトマップを考えることで明確にすることができます。
　他にも、Web社内報を理念浸透に役立てたい場合は、社長メッセージや経営陣の考えにも触れられるコンテンツがあった方がいいのか？など、内容を検討するときもサイトマップで方向性を整理することができます。
　目的を持って設計されたWeb社内報は、サイトマップで可視化しやすいだけでなく、コンテンツを整理しやすくなり、サイト内で情報のリンクも整理しやすくなります。
　こうしてコンテンツやリンクが整理されたサイトは、ユーザーにとって読みやすいだけでなく、関連する情報をたどりやすいので他のページも読んでくれたり、サイト内の回遊率をあげることも期待できます。

Web社内報サイトマップの作り方

Web社内報で大切なことは、ユーザーである従業員が「欲しいと思う情報に簡単にたどり着けること」です。
サイトの構成が複雑になればなるほど、ユーザーは欲しい情報から離れてしまうため、サイトマップはできるだけシンプルに作ることが重要です。
ちなみに、トップページから数えて3クリック以上が必要なページは、ほぼ見られないという傾向があります。
コンテンツ同士のつながりや優先順位を確認し、サイトマップが複雑にならないように注意しましょう。

一般的に、サイトマップは、下記の手順に従って作成していきます。
・必要なコンテンツ・ページを洗い出す
・カテゴリーごとにグルーピングする
・ツリー状に整理して図に落とし込む
・全体を俯瞰で確認

サイトマップの作成手順について、一般的なWeb社内報を例にして解説していきます。

・必要なコンテンツ・ページを洗い出す
Web社内報に必要なコンテンツ・ページは、どんなものがあるでしょうか。
Web社内報でどんなコンテンツを掲載したいか、どんな風に役立てていきたいか、そのために必要だと考えるページを洗い出しておきましょう。
優先順位の高いものから書き出していくと、以降に手順でスムーズに進めやすくなるのでおすすめです。

例えば、以下のようなコンテンツ・ページを洗い出します。
ニュース
ニュース詳細
トップメッセージ
特集
企業理念
連載企画
コミュニケーション
経営陣紹介
従業員紹介
拠点紹介
部署紹介
会社からのお知らせ
マニュアル
Q&A
問い合わせ
バックナンバー

・カテゴリーごとにグルーピングする
洗い出したページをグルーピングします。
Web社内報の階層を意識して、関連のあるページをカテゴライズしてまとめていきます。
ここで足りないページや重複しているページ、どんな内容にしたいかなど整理していきましょう。
コーナー名を付けてグルーピングしておくと方向性を決めやすくなると思います。

ニュース
　└業界ニュース
　└プレスリリース
　└社内のおしらせ
　└拠点からのおしらせ

トップメッセージ
　└企業理念
　└社長メッセージ
　└役員メッセージ

特集
　└連載企画
　└イベントレポート
　└アンケート企画
　└月間MVP

コミュニケーション
　└従業員紹介
　└部署紹介
　└拠点紹介
　└whats in your bag? みんなのカバン見せてください！
　└拠点別ご当地カフェ
　└突撃隣の昼御飯

社内規定
　└マニュアル
　└ドキュメントテンプレート
　└福利厚生について

問い合わせ
　└Q&A

・ツリー状に整理して図に落とし込む
グルーピングした内容をツリー状に整理して図に落とし込みます。
Excelやパワーポイントをはじめ、無料で使えるサイトマップ作成用のツールなどを使うと便利です。

・全体を俯瞰で確認
ツリー状に整理した図＝サイトマップの全体を俯瞰し、コンテンツ同士のつながりや優先順位を確認します。
コンテンツ・ページの追加や変更、グルーピングしたページのタイトルを修正したり全体の見直しを行いましょう。
Web社内報に掲載したいコンテンツをカテゴリーで分類し、その中にどんなページが必要かを考えることでサイトマップが完成します。

まとめ

Web社内報でサイトマップを用意しておくことは、さまざまなメリットがあります。
サイトマップによってサイト全体が可視化されることで、コンテンツがどこにあるかが明確になり、ユーザーが迷わず情報にたどり着くことができます。
そしてWeb社内報を制作する側も、サイトの全体像を制作メンバーで共有しておくことで、更新や管理がスムーズに進められるでしょう。
同時に、サイトマップを考案することはWeb社内報の目的を考えることにつながります。
わかりやすくカテゴライズされたWeb社内報は、ユーザーである読者が必要な情報を取りやすいだけではなく、コンテンツを通じて相互理解を深めるきっかけにもなります。
これからWeb社内報を始める方はもちろん、思うようにWeb社内報のアクセス数が伸びないと悩んでいる方は、一度サイトマップを見直してみると良いでしょう。
ぜひ本コラムを参考に、自社がどんな目的でWeb社内報を役立てていきたいかをサイトマップと一緒に洗い出してみてください。

サイトマップを自由に、そして無制限で作れるWeb社内報「SOLANOWA」もぜひ合わせてご検討ください。